Moje sposoby na produktywność - dobór aplikacji dla iOS i OS X

Jednym z moich podstawowych sposobów na poprawę produktywności jest dobór aplikacji. Staram się korzystać z takich narzędzi, które są sieciowe. To znaczy takich, do których - po pierwsze - mogę mieć dostęp na wszystkich posiadanych przez mnie urządzeniach - na Macu, na iPhonie i na iPadzie. Ba! Moim warunkiem koniecznym do tego, bym włączył program do codziennego użytku, jest to, abym miał dostęp do gromadzonych danych na wszystkich posiadanych sprzętach. Jeżeli dany program nie posiada wersji np. na iPada, to raczej nie znajdzie on u mnie zastosowania. Po drugie, wszystkie zgromadzone informacje powinny być zapisane na jakimś serwerze, gdzieś w cyfrowej chmurze, tak abym w każdym momencie mógł zalogować się do nich z nowego urządzenia. Robię w ten sposób backup wszystkich posiadanych informacji. Gdybym zgubił komputer, iPhone’a czy też iPada, to mogę na nowo zakupionym sprzęcie zalogować się do swoich usług i będę miał po chwili dostęp do wszystkich danych.

W dzisiejszych czasach często walczymy nie z brakiem, a z nadmiarem informacji. Te z kolei, które uda nam się pozyskać, są często niekompletne, nieaktualne, a przez to bezwartościowe. Staram się korzystać z takich narzędzi, które pozwolą mi gromadzone z wielkim trudem dane przynajmniej łatwo segregować, a potem przeszukiwać. Dzięki temu, gdzieś na samym końcu tej układanki, jestem bardziej produktywny.

Oto moje podstawowe oprogramowanie, którego używam do pracy.

• Gmail - Używam poczty od Google przez przeglądarkę. To chyba jedyne odstępstwo od reguły, że do wszystkiego muszę mieć aplikację. Wynika to z podstawowego i bardzo prozaicznego powodu. Moja poczta to aktualnie około 26 GB danych. Nie chcę mieć tego zgromadzonego na komputerze, nawet w formie plików tymczasowych. Poza tym nie znalazłem do tej pory programu pocztowego, który by wytrzymał tak duże obciążenie, płynnie działał, pozwalał na szybkie wyszukiwanie wiadomości - przy tak gigantycznej liczbie maili. Wiem, powinienem skasować historyczne kilkadziesiąt tysięcy maili. Nigdy nie miałem na to siły. Przyzwyczaiłem się i polubiłem korzystanie z Gmaila przez przeglądarkę. Z kolei na iPhonie i na iPadzie używam aplikacji Gmail od Google.
• Kalendarz - Wykorzystuję konto Google także do prowadzenia kalendarza, którego jednak nie obsługuję przez stronę internetową, a synchronizuję z aplikacjami Kalendarz w OS X i w iOS. Używam domyślnych programów Apple. Uważam, że są na tyle dopracowane, że niczego im nie brakuje.
• 1Password - Mam zapisanych w 1Password raptem 117 haseł (180 wszystkich elementów), ale już bez tego programu nie byłbym w stanie funkcjonować. W dzisiejszych czasach, gdy w zasadzie w każdym serwisie musimy mieć jakieś konto, menadżer haseł jest wręcz koniecznością. Wszystko po to, aby uniknąć wpadnięcia w pułapkę „jednego hasła do wszystkich serwisów”. Oczywiście korzystam zarówno z wersji na Maca (i wtyczek do Chrome’a), jak również z aplikacji dla iOS.
• Slack - Szybka komunikacja z zespołem, z którym pracuję, to podstawa. Po wdrożeniu tej usługi liczba maili drastycznie zmalała - piszę je jedynie w naprawdę ważnych sprawach. Korzystam ze Slacka bardzo aktywnie zarówno w OS X, jak i w iOS. Złapałem się na tym, że wybieram takie kolejne programy wspomagające produktywność, które mają opcję integracji ze Slackiem.
• Wunderlist - Programów typu to-do jest niezliczona ilość, poczynając od najprostszych typu Clear, a skończywszy na kombajnach do wszystkiego jak Omnifocus. Z nieukrywaną przykrością porzuciłem tego ostatniego. Z jednej prostej przyczyny. Omnifocus nie oferuje żadnej współpracy on-line z innymi użytkownikami. A program wspomagający GTD (Getting Things Done) powinien zapewniać dwie podstawowe rzeczy: współpracę on-line i multiplatformowość. Musi dobrze działać na OS X, na iOS, ale także na Windowsie i Androidzie. Koniecznością też wydaje się wersja przeglądarkowa. I jeszcze jedno, program musi być prosty. Czasami nie możemy wybierać osoby, z którą musimy współpracować, a uczenie kogoś superskomplikowanego programu nie ma sensu, gdy w większości przypadków potrzebujemy po prostu elektronicznego notatnika z checkboksami. Wunderlist w moim przypadku spełnia te wszystkie wymagania.
• Dropbox - Praktycznie wszystkie pliki, na których pracuję, trzymam w Dropboksie. Trzymam tam też całe osobiste archiwum danych. Zrobiłem przegląd większości dostępnych chmur i aktualnie korzystam na bieżąco z Dropboksa i Google Drive’a. Uważam, że obecnie najlepszą ofertę, jeżeli chodzi o funkcjonalność, ma Dropbox. Dzięki niemu mam dostęp do swoich plików praktycznie ze wszystkich posiadanych urządzeń. Dopracowałem się też moim zdaniem bardzo dobrej praktyki: nie wysyłam mailem plików, które mają powyżej 1 MB. Dzięki temu praca z mailem jest o wiele szybsza. I jestem pewny, że odbiorcy moich maili są mi wdzięczni, gdy sprawdzają ode mnie pocztę, w szczególności na urządzeniach mobilnych. Płacę za Dropboksa Pro, dzięki czemu mam aż 1 TB powierzchni dyskowej w chmurze. Mam tam wszystko, co jest dla mnie ważne. Uznałem, że prawdopodobieństwo tego, iż coś zepsuje się w Dropboksie, jest wielokrotnie mniejsze od tego, że padnie mi dysk twardy z zapasową kopią danych. Już raz się tak stało. W dniu, w którym straciłem tysiące historycznych zdjęć, bardzo dla mnie ważnych, podjąłem decyzję o kupnie dodatkowej przestrzeni w Dropboksie.
• Evernote - To moja podręczna baza danych. Gromadzę w Evernote wszystko - drobne notatki „na chwilę” (chociaż takie notatki, które są już kompletnie bez znaczenia, wpisuję ostatnio do google’owego „Keep”), pdf-y z wynikami sportowymi, przepisy kulinarne, instrukcje do sprzętów domowych, skany paragonów sklepowych, notatki ze spotkań itd. Mam wszystko podzielone na katalogi oraz otagowane. Płacę za wersję premium tego programu. Pozwala to między innymi przeszukiwać zawartość zgromadzonych pdf-ów, co jest dla mnie nieocenione. Jedynym moim zarzutem jest to, że Evernote zrobił się minimalnie „za ciężki”, przynajmniej w wersji dla OS X.
• iA Writer - To mój podstawowy edytor do tworzenia tekstów. Oczywiście posiadam wersję zarówno dla OS X, jak i dla iOS. Przechowuję w nim wszystko, co napisałem… od lat. Bardzo cenię sobie to, że mogę zacząć tekst od notatki na iPhonie, następnie napisać go na Macu i w wolnej chwili zrobić korektę na iPadzie. Przyzwyczaiłem się do tego, że piszę teksty w Markdown i przechowuję je plikach txt. Dzięki temu całe moje archiwum kilkuset tekstów zajmuje niecały 1 MB. Przy okazji mam pewność, że za kilkadziesiąt lat, niezależnie od zmian, jakie zajdą w różnego rodzaju zaawansowanych edytorach tekstu, będę mógł je otworzyć.

Do tego zestawu aplikacji dołożyłbym jeszcze Reedera, Pocket i Tweetbota. Nie są to do końca narzędzia pracy. W dużej części służą mi do rozrywki, do realizacji hobby, ale pozwalają także w dużej mierze uporządkować przeglądanie zasobów internetu. Dobrze wiemy, że gdyby nie tego typu narzędzia, to można by go było przeglądać w nieskończoność. A to z produktywnością nie ma już nic wspólnego.

### Artykuł został pierwotnie opublikowany w MyApple Magazynie nr 13/2015: