W sortowni poczty, część 5 i ostatnia – Mail.app

Od początku założyłem, że szukam rozwiązania kompletnego, pracującego na podobnych zasadach zarówno w środowisku iOS, jak i OS X. Nieliczne propozycje ze sklepu z aplikacjami odpowiadają temu kryterium. Obiecują bardzo wygodne i interesujące sposoby pracy z pocztą, ale tylko w systemie iOS. Gdy rozciągnięte zostają na cały ekosystem urządzeń Apple – jak opisywany wcześniej Mail Pilot – trudno nie mieć poczucia niedosytu i wrażenia obcowania z produktem albo niekompletnym, albo z trudem radzącym sobie z ograniczeniami systemu iOS. Mailbox, powiecie, jeszcze on. Przyznam, szykowałem się, by poświęcić mu osobny artykuł. Szybko jednak wycofałem się z tego pomysłu. Wersja komputerowa jest wciąż w fazie beta i pełna widocznych błędów, aż strach w ogóle ją uruchamiać. Mobilna zaś pozostaje w takim wypadku bytem osobnym, który ciężko spiąć w jednolity sposób pracy z programem pocztowym używanym w komputerze. Można to zrobić, najlepiej z Airmail 2, ale chodziło o to, by znaleźć rozwiązanie łatwe, przyjazne i dla leniwych. Tym samym musiałem przyznać, że - przynajmniej w moim wypadku - najlepiej sprawdzają się rozwiązania klasyczne. I choć przemawia do mnie idea odkładania listów na później, realizuję ją właśnie w sposób tradycyjny, ignorując rozwiązania zamknięte i właściwe tylko dla jednej aplikacji. Powód jest prozaiczny i tak stary, jak internet i wojna systemów operacyjnych.

Choć jestem apple’owym dinozaurem, zdaję sobie sprawę, że nic nie trwa wiecznie – a szczególnie krótki bywa los odważnych aplikacji – i wolę uniknąć problemów z dostępem do danych w przypadku zmiany platformy lub konieczności sprzątania bałaganu spowodowanego fantazją twórców oprogramowania. A w zasadzie każda z testowanych przeze mnie aplikacji utworzyła w skrzynkach pocztowych zestaw folderów na przekór zastanym ustawieniom i preferencjom. Zrobił to także Airmail 2, którego obecnie używam, ale na nim szybko i prosto można wymusić, by respektował istniejący stan rzeczy i nie dodawał do kont własnych tworów. Wygląda na to, że próbuję zgodzić ze sobą dwie różne postawy. Poszukiwawczą – bo wyrażam chęć zmian i gotów jestem przyjąć lepszy sposób pracy, odmienny niż dotychczasowy; tradycyjną – bo odrzucam takie modyfikacje, które burzą stan rzeczy, do którego zdążyłem przywyknąć i którego nie mógłbym odtworzyć bądź zreplikować.

Jak więc używam Mail.app? Najprościej, jak się da.

Przede wszystkim nie trzymam całej poczty w skrzynce odbiorczej. Są w niej jedynie listy aktualne – bieżące sprawy, wątki, dokumenty, informacje. Gdy się zdezaktualizują, przenoszę je do archiwum. Co to daje? Przede wszystkim komfort optyczny. Widzę tylko to, co wymaga uwagi i dotyczy spraw w toku. Skrzynka odbiorcza jest więc sama z siebie swoistą listą rzeczy do zrobienia, a odesłanie poczty do archiwum – sposobem na oznaczenie rzeczy jako wykonanych. Wiem, że są zwolennicy oznaczania listów jako nieczytanych, by były wyróżnione w skrzynce. Nie przepadam za tą metodą, więc jeśli wiem, że do danej sprawy wrócę nawet po przeniesieniu jej do archiwum, flaguję taką wiadomość. Komputerowa wersja Mail.app pokazuje na pasku ulubionych stosowną zakładkę i wszystkie oznaczone w taki sposób e-maile widoczne są w jednym spisie niezależnie od konta i folderu, w którym się znajdują. Nieco więcej kłopotu sprawia Mail.app w iOS – w Sygnalizowanych uwzględnione są tylko listy ze skrzynki odbiorczej. Można jednak dodać folder do listy skrzynek. Tu niespodzianka – na koncie iCloud nie ma osobnych teczek z oflagowanymi wiadomościami. Swego czasu mocno mnie to zdziwiło. Nauczony doświadczeniem przekazuję taki list do prywatnej skrzynki Gmail i wówczas oznaczam. A teczka „Oznaczone gwiazdką” jest w przypadku kont Google widoczna i można ją bez problemu umieścić na liście skrzynek. Widać w niej wszystkie oflagowane wiadomości, nawet archiwalne.

W widoku skrzynek mam uaktywnione pokazywanie wiadomości z załącznikami. Gdy bieżących spraw jest sporo i skrzynka odbiorcza przytyje, bo jeszcze nie można zarchiwizować listów, możliwość szybkiego dostępu tylko do tych e-maili, które mają załączniki, bardzo ułatwia sprawę.

W systemach poprzedzających iOS 9 największą wadą Mail.app był utrudniony sposób dodawania do listów zdjęć lub plików. Teraz nie jest to problem. Można dołączyć wszystko to, co zostało wcześniej umieszczone w chmurze. Nie tylko iCloud, ale i Dropbox czy Google Drive. A także w podfolderach aplikacji, np. Documents czy PDF Expert. Całkowicie odpowiada to moim potrzebom. Zdarza się, że muszę komuś przesłać kilkanaście zdjęć z telefonu. Korzystam przy takich okazjach z dedykowanej temu działaniu receptury aplikacji Workflow – Mail More Pics. Nie muszę więc używać innego klienta poczty tylko do tego celu.

Mail.app nie posiada tak rozbudowanej integracji z kalendarzem jak np. Outlook, ale rozpoznaje słowa i terminy w treści listów. Dzięki temu dodanie zdarzeń zajmuje moment. Brakuje natomiast możliwości podglądu terminarza lub dołączenia do e-maila harmonogramu zajęć. Cóż, korzystam w takich przypadkach z metody topornej – ustawiam widok listy i robię zrzut ekranu. Ani to subtelne, ani geekowskie, ale proste i skuteczne.

Pozostaje kwestia powiadomień. W domyślnych ustawieniach Mail.app reaguje na każdy list, ważny lub nieważny. Brzęczy, wibruje i spamuje Centrum Powiadomień. Na szczęście można tej histerii nieco zaradzić, dopisując ważnych nadawców poczty do listy VIP lub manipulując ustawieniami powiadomień dla poszczególnych kont. To szczególnie istotne podczas spotkań – nie rozpraszają dźwięki lub wibracje – albo jeśli nosimy na nadgarstku sprytny zegarek. Niestety, metoda z listą VIP wyklucza błyskawiczne powiadomienie o wiadomości istotnej od osoby nieznanej, ale coś za coś. Prawdopodobnie każdy z nas ma do potencjalnie istotnej korespondencji skrzynkę, którą monitoruje na bieżąco lub wręcz przeciwnie – sprawdza ją tylko w określonych porach, żeby nie zwariować.

Co jeszcze przemawia za Mail.app? Prostota i integracja z systemem operacyjnym. Apple stopniowo wprowadza nowości, ale z każdą kolejną aktualizacją poprawia niedoróbki i dokłada opcje. Gdy spojrzę wstecz, na kilka ostatnich odsłon iOS i OS X, muszę przyznać, że domyślna aplikacja poczty – Mail.app - jest jedyną, na którą można liczyć i której można zaufać. Wiele alternatyw albo nie wytrzymało tempa zmian – Thunderbird, Unibox, albo zmieniało się zbyt wolno – Outlook. Niektóre przestały istnieć, na przykład Sparrow. W świecie mobilnym jeszcze gorzej – pojawiają się nowe propozycje, ale po pewnym czasie zostają wchłonięte przez dużych graczy lub po prostu padają ofiarą stale ewoluującego rynku aplikacji. Gdy rozważyć takie okoliczności, można dojść do wniosku, że najlepszym rozwiązaniem dla naszych skrzynek pocztowych jest oparcie ich o fundament tradycyjny, ale pewny. A w tej kategorii Mail.app nie ma konkurencji.

Artykuł został pierwotnie opublikowany w MyApple Magazynie nr 11/2015: