KSeF przesunięty! Marka Apple cieszy się dużym powodzeniem wśród przedsiębiorców. Wielu z nich martwi się, czy wykorzystywane przez nich aplikacje do prowadzenia firmy i zarządzania sprzedażą umożliwią obsługę KSeF, czy będą gotowe na czas oraz, czy i ile taka obsługa KSeF będzie ich kosztować. Sprawdźmy!

KSeF obowiązkowy – od kiedy?

Najważniejsze – mamy jeszcze chwilę, aby przygotować się do wdrożenia obsługi KSeF w firmie. Ostatnią decyzją Ministerstwa Finansów KSeF nie zostanie wprowadzony do końca 2024 r. Wcześniej podane terminy: obowiązkowa obsługa KSeF dla podatników VAT od 1 lipca 2024r. oraz od 1 stycznia 2025 r. dla pozostałych firm działających w polskim obrocie gospodarczym już nie są obowiązujące.

Przypomnijmy – Krajowy System e-Faktur ma być repozytorium, w którym przechowywane będą wszystkie e-faktury wystawione na polskim rynku B2B. Oznacza to, że KSeF dotyczy tylko relacji business to business. Jeśli obsługujesz konsumentów, kwestia KSeF Cię nie dotyczy. KSeF zakłada także, że docelowo w polskim obrocie gospodarczym funkcjonować będą tylko i wyłącznie e-faktury – dokumenty w formacie XML zgodnym ze schemą KSeF, które otrzymały specjalny numer KSeF.

Co teraz? Zgodnie z deklaracją Ministerstwa Finansów trwa audyt KSeF, a jego wyniki zapewne wpłyną na wdrożenie kolejnych zmian i poprawek w procesie.

Jak się przygotować na KSeF?

Należy upewnić się, czy producent Twojej aplikacji do obsługi firmy planuje wdrożyć narzędzia umożliwiające korzystanie z KSeF i jak będą one działać. Są firmy, które pod hasłem obsługi KSeF rozumieją przygotowanie eksportu faktur do pliku XML zgodnego ze schemą KSeF. To wszystko. Są firmy, które planują wdrożyć pełną obsługę KSeF – możliwość wysyłki faktur do KSeF i odbierania faktur z KSeF bezpośrednio z ich rozwiązań, jednakże traktują to jako dodatkową funkcjonalność, za którą trzeba zapłacić.

Są aplikacje dedykowane systemowi macOS, które już wdrożyły obsługę KSeF, bazując na dotychczasowych rozporządzeniach ministerstwa i udostępnionych przez rząd materiałach. Jednym z takich rozwiązań jest aplikacja do prowadzenia firmy – mpFirma (dostępna w naszym sklepie). Aplikacja, zarówno w wersji desktopowej – instalowanej na komputerze – jak i przeglądarkowej umożliwia obsługę Krajowego Systemu e-Faktur.

Wygenerowana w mpFirma faktura może zostać zapisana w formacie pliku XML zgodnego z ostatnią schemą KSeF udostępnioną przez MF (tzw. schemą KSeF). Taki dokument można wprost z mpFirma wysłać do KSeF. Aplikacja łączy się z systemem poprzez API i pobiera UPO KSeF oraz numer KSeF. Dodatkowo aplikacja umożliwia automatyczny import dokumentów kosztowych wystawionych nam w KSeF.

Dlaczego do obsługi KSeF warto wybrać aplikację komercyjną?

Bo jest łatwa w obsłudze. Chociaż wydaje się to oczywiste, dla komfortu codziennej pracy ma niebagatelne znaczenie. Aplikacja ministerstwa na dzień dzisiejszy podczas logowania (za każdym razem) wymaga uwierzytelnienia – podpisem elektronicznym, podpisem kwalifikowanym itp. W mpFirma podczas konfigurowania obsługi KSeF należy wpisać token autoryzacyjny pozyskany ze stron MF. To wszystko. Do aplikacji logujemy się jak zawsze – loginem i hasłem. Pracujemy jak zawsze i jedyne, o czym musimy pamiętać, to fakt, że zatwierdzone przez nas faktury będą automatycznie wysyłane do KSeF. Oczywiście, o ile zaznaczymy taką opcję, ponieważ wysyłka do KSeF może być także na żądanie lub automatycznie, ale z ustawionym z poziomu aplikacji opóźnieniem, np. codziennie po 18. Dzięki temu zyskamy czas, na ewentualną weryfikację wygenerowanych dokumentów przed wysyłką do KSeF.

Dodatkowo w aplikacji komercyjnej takiej jak mpFirma wysyłka faktur do KSeF i import faktur z KSeF są tylko jedną z funkcji rozwiązania. W tym samym programie mamy bazę kontrahentów, kompleksową obsługę sprzedaży – od oferty, przez zamówienie, fakturę i dokument magazynowy, obsługę działań marke]ngowych i leadów sprzedażowych, co pozwala nam na śledzenie całej ścieżki klienta – od momentu kampanii reklamowej po wydanie produktu z magazynu czy zrealizowanie usługi opisanej szczegółowo jako projekt.

Wybierając aplikację do faktur dla swojej firmy, warto zwrócić uwagę na to, jak producent podszedł do wdrożenia obsługi KSeF w swojej firmie. Odsunięcie w czasie obowiązku korzystania KSeF nie oznacza rezygnacji z KSeF. Firma, która już zainwestowała w rozbudowę swojego rozwiązania o obsługę KSeF, jest niejako zobowiązana, aby kontynuować te prace. W innym przypadku sama skazuje siebie na straty, a umówmy się, strat nie chce mieć żaden przedsiębiorca.

Artykuł został opracowany we współpracy z BinSoft, twórcą oprogramowania mpFirma.

Jeżeli jesteś Przedsiębiorcą i chciałbyś przetestować darmową 6-cio miesięczną wersję dowolnego oprogramowania Binsoft prześlij do nas na maila informację a my wyślemy Ci darmowy kod.