Od wielu lat w redakcji MyApple szukaliśmy optymalnego rozwiązania do komunikacji i zarządzania zadaniami oraz tematami przydzielonymi poszczególnym osobom. Wiele lat temu, kiedy dochodziłem do MyApple, redakcja korzystała ze Skype'a. Ja wniosłem mój lubiony wówczas manager zadań - Wunderlist. Niedługo później pojawił się Slack, który na kilka lat stał się naszym podstawowym kanałem komunikacji. Później, po przejęciu Wunderlist przez Microsoft, zastanawialiśmy się nad bardziej rozbudowanym managerem. Próbowaliśmy kilku rozwiązań, w tym Trello, ale wciąż nie były one optymalne. Tak naprawdę szukaliśmy czegoś, co połączy funkcjonalność znaną ze Slacka i Trello właśnie. Taka usługa powstała, i do tego w Polsce – nazywa się HeySpace.

HeySpace łączy w sobie funkcje wielokanałowego komunikatora z rozbudowanym managerem zadań czy projektów. Każdy kanał, tutaj nazywany przestrzenią – space, poza wygodnym chatem posiada rozbudowany manager projektu oraz własny kalendarz.

W jego ramach można tworzyć dowolną liczbę tablic do umieszczania na nich zadań, a następnie przepinać je między nimi w zależności od ich statusu. W przypadku przestrzeni redakcji MyApple są to odpowiednio: teksty do napisania, do sprawdzenia, zaplanowane i opublikowane w danym miesiącu.

W pierwszej tworzone są karty z tagiem „news” odpowiadające poszczególnym tematom, o których trzeba napisać. Swoje karty z tagiem „blog” redaktorzy dodają, by poinformować innych, na jaki temat tworzą swoje własne autorskie teksty. Kiedy news lub wpis blogowy jest gotowy, odpowiadające mu zadanie przepinane jest z karty „Teksty do napisania” do karty „Do sprawdzenia”. Tam pozostaną do momentu, aż redakcyjna korekta nie rzuci na nie okiem. Później zadanie trafia albo do karty „Zaplanowane do publikacji”, jeśli wpis ma ukazać się o konkretnej godzinie, albo do karty „Opublikowane”. Ta ostatnia archiwizowana jest na koniec danego miesiąca, a w jej miejsce tworzona nowa, na kolejny miesiąc.

Z kolei każde z utworzonych zadań nie tylko może zostać oznaczone odpowiednim tagiem. Można też do niego przypisać jedną lub więcej osób, dodać termin realizacji, opis z tekstem formatowanym, komentarze czy prostą listę rzeczy, które powinny być w ramach tego zadania wykonane. Można wreszcie dodać do niego załączniki. Zadanie nie tylko można oznaczyć jako wykonane, ale wcześniej ustawiać odpowiedni wskaźnik jego realizacji (0, 25, 50, 75 czy 100 procent). Co ważne, zadania i karty dostępne są zarówno w osobnym widoku, jak i w osobnej kolumnie obok chatu. W ten sposób łatwo można dyskutować w redakcji o aktualnych zadaniach.

Podobnie jak w innych narzędziach do komunikacji w zespole, dostępne są oczywiście także prywatne chaty, w których dyskutować ze sobą mogą poszczególni członkowie zespołów.

Wszystko to dostępne jest zarówno poprzez przeglądarkę, w wersji web, jak i aplikację dla macOS, iOS i Androida. Dzięki nim z HeySpace możemy wygodnie korzystać zarówno siedząc przy biurku, jak i będąc w ruchu.

Nie mniej ważne jest to, że w HeySpace niemal od ręki dostępny jest ktoś ze wsparcia technicznego, z kim można porozmawiać po polsku. To wbrew pozorom bardzo przydatne.

Artykuł ukazał się pierwotnie w MyApple Magazynie nr 5/2019

Pobierz MyApple Magazyn nr 5/2019