„Doprowadzanie roboty do końca” z aplikacją Things

Twórcą „getting things done” jest David Allen - wspominam o tym, ponieważ na rynku znaleźć można książkę jego autorstwa, która szczegółowo je opisuje. Celem GTD jest pozbycie się wszystkich spraw ze swojej głowy poprzez zgromadzenie ich w jednym miejscu, a następnie zarządzanie nimi w odpowiedni sposób. Każde znajdujące się w naszej głowie zadanie musi przejść przez proces, który składa się z pięciu etapów: gromadzenia, analizowania, porządkowania, przeglądania i realizacji.

1. Gromadzenie spraw

Etap ten polega na wyrzuceniu ze swojej głowy wszystkich spraw do wykonania i zgromadzeniu ich w jednym miejscu. I tyle. Wydaje się to dość łatwe, ale szybko okazuje się, że etap ten trwać może w nieskończoność. Po pierwsze co chwilę przypominam sobie o pewnych niezałatwionych sprawach z przeszłości, a po drugie nieustannie pojawiają się nowe, które zgodnie z założeniem należy z siebie wyrzucić. Następnie zgromadzone sprawy należy przeanalizować.

1. Analizowanie spraw

Zgodnie z filozofią GTD zadania, które muszą być wykonane, a ich realizacja nie zajmuje więcej niż kilka minut, powinny być zrealizowane od razu. Te, które wymagają więcej czasu, trafiają do etapu trzeciego. W moim przypadku te pierwsze często również trafiają do kolejnej fazy. Sprawy, które nie są priorytetowe, przenosi się do kategorii o nazwie „kiedyś” lub podobnej. Zadania, które nie wymagają działania, ale ich opis zawiera przydatne informacje, trafiają do „archiwum”. Te, które w ogóle nie są warte uwagi, należy usunąć.

1. Porządkowanie spraw

Przeanalizowane sprawy, które muszą zostać zrealizowane, podlegają porządkowaniu. Ja przypisuję je do kategorii o nazwach, które przetłumaczyć można jako „dziś”, „następne”, „kalendarz”, „kiedyś” oraz „projekty”. Pierwszej nie trzeba chyba opisywać. Na liście „następne” są zadania, które muszę wykonać w najbliższych dniach, np. zmień opony. W „kalendarzu” znajdują się sprawy, które muszą zostać załatwione w określonym terminie. Lista „kiedyś” służy do gromadzenia spraw o niskim priorytecie, np. przejdź na dietę. „Projekt” to kilka zadań, których realizacja prowadzi do osiągnięcia jednego celu, np. sprawy do załatwienia przed imprezą urodzinową.

1. Przeglądanie spraw

Przeglądanie to inaczej regularne rozpoczynanie całego procesu od początku, a przy okazji zaktualizowanie poszczególnych kategorii o nowe zadania bądź przenoszenie spraw z jednej kategorii do drugiej.

1. Realizacja spraw

Cały proces nie miałby sensu, gdyby nie kończył się realizacją zadań, którymi zarządzamy. Warto pamiętać, że według GTD to co w danej chwili można czy też należy wykonać, zależy od priorytetu, miejsca, w którym się znajdujemy, czasu, którym dysponujemy oraz ilości energii, którą akurat mamy. Mając tylko pięć minut wolnego czasu, wykonam ważny telefon, a nie zacznę kosić trawnika.

Tyle teorii. Pozostaje znaleźć odpowiednie narzędzie i zabrać się do roboty. Na dobrą sprawę, proces GTD realizować można na kartkach papieru, ale nie byłoby to najwygodniejsze rozwiązanie. Na rynku znaleźć można wiele aplikacji, które pomagają zarządzać zadaniami. Ja od pewnego czasu korzystam ze stworzonej przez Cultured Code aplikacji o nazwie „Things” dla Maca i iOS.

Program ten wyróżnia się nietuzinkową urodą oraz prostotą działania. Aplikacja, z którą planuje się pracować na co dzień, powinna się podobać. Przetestowałem kilka najbardziej popularnych tego typu rozwiązań, które znaleźć można w App Store oraz Mac App Store, i moim zdaniem interfejs „Things” jest najbardziej przyjemny dla oka. Zgodnie z filozofią GTD, w aplikacji znajdziemy kategorie (listy) zadań, które opisane są wyżej. Jest również „skrzynka odbiorcza” (inbox), która służy do realizacji pierwszego etapu. Zauważalny jest fakt, że poza dodawaniem i usuwaniem „projektów” oraz „obszarów odpowiedzialności” (o których później) nie ma możliwości edycji katalogu list głównych. Trudno powiedzieć, czy jest to wada. Dla mnie nie, ponieważ jest to zgodne z założeniami GTD i w zupełności spełnia moje oczekiwania.

Poza przypisywaniem spraw do odpowiednich kategorii możemy je także tagować, co ułatwia ich późniejsze filtrowanie. Domyślnie zdefiniowane tagi zgodne są z kryteriami wykonalności zadań, które opisane zostały w punkcie 5. Mamy więc kategorię tagów związanych z nadawaniem priorytetów, miejscami, w których wykonywać można poszczególne sprawy, szacowanym czasem realizacji oraz ilością energii niezbędnej do ich wykonania. Listy te można oczywiście modyfikować. Do każdej sprawy dodać możemy także notatkę.

Sprawy zgromadzone w „Things” można grupować w „projektach” lub „obszarach odpowiedzialności” (area of responsibility), które wyświetlane są w katalogu list głównych. Minusem jest fakt, że jedna sprawa może być przypisana tylko do jednej z tych list. Doszedłem do wniosku, że technicznie to te same funkcje o dwóch nazwach. Ideowo to oczywiście dwie różne sprawy. „Projekt” to grupa zadań, których wykonanie prowadzi do osiągnięcia jednego celu, np. zakupy na niedzielny obiad. „Obszar odpowiedzialności” grupuje zadania z jednego obszaru, np. „zakupy” czy „pieniądze”. W obszarze „zakupy” znajdzie się np. lista artykułów w celu uzupełnienia lodówki na kolejny okres. Co prawda w taki sam sposób można otagować poszczególne sprawy, ale w danym „projekcie” lub „obszarze odpowiedzialności” mogą być zadania oznaczone różnymi tagami.

Warto dodać, że w „Things” nie ma możliwości współdzielenia i udostępniania zadań. Tak jak w poprzednim przypadku, nie stanowi to dla mnie wady, ale aplikacja za taką cenę mogłaby mieć więcej funkcji. „Things” dla Maca kosztuje bowiem 50 euro, a w wersji dla iPhone'a 10 euro. Ta druga posiada takie same funkcje co aplikacja desktopowa, ale ze względu na mniejszy ekran i nieco inny widok używam jej głównie do przeglądu spraw i oznaczania ich jako wykonane. Pozostałe etapy GTD o wiele przyjemniej wykonuje się na Macu. Niemniej posiadanie wersji mobilnej jest bardzo istotne. Pozwala ona być na bieżąco ze wszystkimi sprawami, wtedy gdy nie siedzimy przy biurku. Jest jeszcze wersja dla iPada za 20 euro, ale z niej nigdy nie korzystałem. Dane we wszystkich wersjach synchronizują się za pośrednictwem „Things Cloud”, do którego nie można mieć żadnych zarzutów.

Podsumowując, metoda GDT to rozwiązanie, które polecam wszystkim mającym wiele spraw na głowie. Jak to ze wszystkim bywa, niektóre jej elementy trzeba trochę nagiąć i dostosować do indywidualnych potrzeb. Tak też zrobiłem. Do moich potrzeb idealnie pasuje za to aplikacja „Things”. Interfejs jest przyjemny dla oka, a prostota obsługi sprawia, że chce się jej używać. Największym minusem jest cena. Za podstawowy moim zdaniem zestaw (wersja dla Maca i iPhone'a) trzeba zapłacić aż 60 euro.

Artykuł ukazał się pierwotnie w MyApple Magazynie nr 2/2017

Magazyn MyApple w Issuu