Prowadzenie firmy na OS X - mpFirma

Wygląd

„Nie liczy się wygląd, ale wnętrze” - to znane powiedzenie i często bardzo prawdziwe. Ale to jednak pierwsze wrażenie często sprawia, że chcemy kogoś poznać i się nim interesujemy lub odwrotnie - nie jest ono zachęcające już na starcie. Podobnie jest z oprogramowaniem - szczególnie tym dla systemu OS X. I trzeba zauważyć, że wygląd mpFirmy, jaki mogliśmy poznać roku temu, nie był przyciągający. Producent jednak to dostrzegł i wprowadził kilka nowych skórek, w tym zmienił tę domyślną. Zmienił także ikony, logo i instalator aplikacji. Teraz program prezentuje się znacznie atrakcyjniej. Jest czytelny i intuicyjny. Wygląd jest spójny z El Capitan, również skróty klawiszowe zostały dostosowane do naszego systemu.

Sprzedaż

Program został znacznie rozbudowany w stosunku do wersji sprzed roku. Teraz pozwala na wystawianie faktur wszelkiego rodzaju. Obsługuje zaliczki, korekty, faktury walutowe, w języku angielskim, niemieckim czy też dwujęzyczne. Pozwala także na wystawianie rachunków oraz paragonów. Rozbudowany został także magazyn. Można już prowadzić wiele magazynów, magazyny walutowe, tworzyć dowolnie wiele cenników - również w różnych walutach. Trzeba także zauważyć, że program automatycznie aktualizuje wewnętrzną bazę kursów walut, podaje na fakturach numer tabeli NBP, z której pochodzi dany kurs, pozwala na umieszczenie na fakturze tabeli z przeliczeniem stawek VAT na PLN i wiele więcej.

Jako chyba jedyne rozwiązanie pod OS X mpFirma obsługuje urządzenia fiskalne podłączone do naszego komputera poprzez USB lub Bluetooth. W ciągu roku dodano obsługę nowych drukarek fiskalnych oraz dodano wsparcie dla kas fiskalnych firmy Posnet. Można już zatem programować grupy i bazę produktów PLU w kasach fiskalnych - bez użycia aplikacji serwisowych i systemu Windows.

Pierwsza wersja mpFirmy oferowała tylko jeden szablon wyglądu faktury. Teraz jest ich aż pięć, udostępniony został także edytor szablonów, pozwalający na dowolną ich modyfikację, jak również tworzenie samodzielnie nowych szablonów.

Wystawienie dokumentu handlowego czy obsługa magazynu - to końcowy etap obsługi klienta. Zanim wystawimy fakturę czy paragon, często należy wykonać szereg innych czynności. W tym celu w programie odnajdziemy wiele modułów dodatkowych. Mamy m.in. moduł ofertowania, gdzie możemy przygotować oferty dla klientów, czy moduł zamówień, gdzie możemy przyjmować zamówienia lub planować i zlecać zamówienia u dostawców. Jeśli sprzedajemy nasze produkty na Allegro, eBayu czy Amazonie, mpFirma pozwala na import zamówień z tych serwisów. Znacznie to usprawnia i przyspiesza pracę.

mpFirma wyposażona została również w zakładki Rozliczania dokumentów sprzedaży i Rozliczania dokumentów zakupu. Możemy łatwo śledzić nieopłacone dokumenty, przestrzegać terminów płatności, drukować zestawienia do płatności itp.

CRM

Sprzedaż to tylko część pracy, jaką wykonujemy w firmie. To ta przyjemniejsza. Najpierw trzeba zdobyć klienta, a później jeszcze go utrzymać. Do tego celu potrzebny jest dobry CRM. I taki moduł mpFirma również oferuje. Możemy tworzyć kampanie reklamowe, wysyłać masowe mailingi, rozsyłać masowe wiadomości SMS. Możemy tworzyć tematy, planować zadania, notować informacje o kontaktach z klientami, szacować prawdopodobieństwo zdobycia klienta itp. Moduł CRM pozwala na notowanie różnych informacji o kontrahentach, nadawanie im indywidualnych parametrów np. rabatów, cenników i wiele więcej. Możemy także kategoryzować kontrahentów według dowolnych kryteriów, podejrzeć ich lokalizację na mapie itp. Jeśli my lub nasi pracownicy odwiedzamy swoich klientów, mpFirma pozwala na planowanie podróży. Możemy ustalić zestaw klientów do odwiedzenia, podejrzeć ich wszystkich na mapie, zaplanować trasę objazdów. Najnowsza wersja mpFirmy pozwala również na obsługę i rozliczanie delegacji czy też prowadzenie rejestru pojazdów w firmie. Dzięki rejestrowi nigdy nie zapomnimy opłacić składki na ubezpieczenie czy też wykonać przeglądu auta. Program pozwoli także na notowanie informacji o wykonanych naprawach.

Serwis

Sprzedaż produktów często wiąże się również z prowadzeniem serwisu i obsługą reklamacji. Tutaj także mamy wsparcie ze strony mpFirmy. Możemy przyjmować zgłoszenia serwisowe, drukować potwierdzenia dla klientów, zarządzać przebiegiem naprawy i rozliczeniami napraw. System może automatycznie wysyłać powiadomienia do klientów o przyjęciu zgłoszenia czy gotowości odbioru zwróconego sprzętu. Możemy odnotowywać również moment przekazania sprzętu do serwisu zewnętrznego, przeglądać historię naprawy itp.

Praca wielu pracowników

mpFirma pozwala na tworzenie dowolnie wielu kont pracowników. Mogą oni logować się do systemu, prowadzić samodzielną sprzedaż lub obsługiwać swoich klientów. Jeśli wybierzemy bazę danych w chmurze lub skorzystamy z własnego serwera SQL, użytkownicy mogą pracować w systemie zdalnie. Program pozwala na tworzenie różnych raportów i zestawień z podziałem na pracowników, dzięki czemu możemy analizować skuteczność naszych ludzi. Możemy notować informacje o warunkach ich zatrudnienia, ważności ich dokumentów, przeprowadzanych kursach i szkoleniach itp.

Licencjonowanie

Decydując się na rozwiązanie dla naszej firmy, warto zwrócić uwagę na sposób licencjonowania. Istnieją bowiem różne modele i wielu producentów licencjonuje swoje aplikacje w różny sposób. Tutaj także trzeba przyznać, że sposób licencjonowania oprogramowania mpFirmy jest bardzo przyjazny klientowi. Licencja na jedno stanowisko nie oznacza bowiem, że z programu może korzystać jedna osoba lub że program możemy zainstalować tylko na jednym stanowisku. Mając jedną licencję, możemy zainstalować nasze oprogramowanie na dowolnie wielu komputerach, prowadzić dowolnie wiele firm, w każdej firmie dowolnie wiele oddziałów i mieć dowolnie wielu pracowników. Jedyne ograniczenie to ilość jednocześnie zalogowanych użytkowników. Jedna licencja - to jeden zalogowany użytkownik. Jeśli on się wyloguje, może zalogować się ktoś inny. Jest to szczególnie przydatne, jeśli sami prowadzimy firmę, ale korzystamy z kilku komputerów. Nie musimy wówczas kupować wielu licencji - wystarczy nam jedna.

Migracja do mpFirmy

Nowy rok to bardzo dobry okres, by zacząć pracę w nowym systemie. mpFirma została wyposażona w moduł importu danych z różnych zewnętrznych systemów. Wykonując kilka czynności, możemy zaimportować do nowego systemu bazę wszystkich naszych dotychczasowych kontrahentów czy towarów. Czasami można również zaimportować całą bazę faktur. Zależy to jednak od systemu, w którym pracujemy obecnie. mpFirma obsługuje kilkanaście różnych formatów i programów.

Wsparcie techniczne

Wybierając jakieś rozwiązanie wspomagające prowadzenie własnej firmy, należy zwrócić również uwagę na wsparcie techniczne. Podczas posługiwania się oprogramowaniem zawsze mogą się bowiem pojawić różne problemy lub nie będziemy umieli czegoś wykonać. Możliwość zadzwonienia do serwisu i uzyskania pomocy jest elementem bardzo ważnym. I tutaj także BinSoft staje na wysokości zadania. Kupując licencję na oprogramowanie mpFirma, uzyskujemy darmowe aktualizacje przez cały okres abonamentu. Mamy również stały, darmowy dostęp do pomocy technicznej, zarówno poprzez e-mail, jak i telefonicznie. Program wyposażony został również w moduł Pomocy zdalnej i konsultant, za naszą zgodą, może się do nas podłączyć i sprawdzić, co się u nas dzieje lub pomóc, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Co dalej

Postanowiliśmy skontaktować się z producentem mpFirmy - firmą BinSoft - i dowiedzieć się, jakie są plany dotyczące aplikacji na najbliższy rok. Według zapewnień firmy już niedługo w programie pojawi się moduł Księgi Przychodów i Rozchodów. W pierwszym półroczu 2016 roku możemy także spodziewać się pojawienia się wersji mobilnej mpFirma dla systemów iOS oraz Android. Ma się pojawić także możliwość dokupienia sklepu internetowego zarządzanego z poziomu programu.

Podsumowanie

Trzeba zauważyć, że producent mpFirmy nie próżnował w ciągu ostatniego roku i bardzo rozbudował swoje oprogramowanie. Jest ono kompletne i powinno zaspokoić potrzeby większości użytkowników. Począwszy od małych, jednoosobowym firm, a skończywszy na tych znacznie większych, zatrudniających wielu pracowników i pracujących w różnych lokalizacjach. Również plany firmy są bardzo ambitne i my w redakcji już nie możemy się doczekać pierwszej mobilnej wersji mpFirmy. Jak tylko się pojawi, na pewno opublikujemy jej recenzję.

Program mpFirma dostępny jest w Sklepie MyApple