Ten tekst kieruję do wszystkich tych, którzy na codzień, dużo pracują z komputerem. Jeśli, tak jak ja, spędzasz przy swoim Maku całe dnie, tworzysz dziesiątki dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, pracujesz nad różnymi projektami, to wiesz, że czasem (bądźmy szczerzy: często) utrzymanie w jakimś ładzie tych wszystkich plików, graniczy po prostu z cudem. Pewnie czasem podejmujesz silne postanowienie, że poświęcisz część soboty i w końcu ten bałagan posprzątasz, że posortujesz pliki, poprzenosisz je z biurka, z katalogu „Pobrane” do dokumentów, posortujesz je, wg jakiegoś sensownego klucza. Tylko jakiego? Według projektów? Według klientów? A może według wydarzeń? A może wymyśliłeś system, w którym umieszczasz pliki w specjalnie tworzonych katalogach, np. „aktualne”, „do zrobienia”, „oczekujące”, czy „zakończone”?

Dobrze, spędziłeś pół soboty nad porządkowaniem zawartości swojego komputera, choć mogłeś robić tyle innych rzeczy. Masz porządek. Tylko na jak długo? Czy za tydzień, może za miesiąc nie trzeba będzie tego porządkowania powtórzyć? Oczywiście, że tak…

A może by tak skorzystać z fachowej pomocy? Może warto wykorzystać gotowy system porządkowania plików projektów? Może nawet użyć dedykowanego programu, który pomoże utrzymać balans pomiędzy twórczym chaosem, a potrzebą porządkowania komputerowego środowiska pracy?

Okazuje się, że właściciele coraz popularniejszych w Polsce Maków, mogą to zrobić. I to przy pomocy aplikacji stworzonej przez polskiego autora.

„Beanflows” może być odpowiedzią na twoje problemy.

Kiedy pobierzesz Beanflows z Mac App Store i uruchomisz go, zobaczysz główne okno programu.



Możesz zauważyć znany z wielu programów, w szczególności przeglądarek internetowych, interfejs zakładkowy.

Portfolio projektów, ups... fasolek

Program ma dwa rodzaje kart. Zielona karta portfolio (Portfolio Tab) służy do zarządzania kawałkami pracy, które autor nazywa fasolkami (Beans). Myśl o fasolce w kategoriach projektu. Z komputerowego punktu widzenia fasolka to po prostu plik lub katalog na dysku, który Beanflows pokazuje jako zielone, kiełkujące ziarenko.

Karta portfolio służy do przeglądania, wyszukiwania fasolek, wybierania ich do pracy, porządkowania i kategoryzowania.

Zielony pasek z lewej strony pokazuje tzw. potoki (Flows). Potoki dają ci możliwości tematycznego kategoryzowania fasolek. Potoki to zwykłe katalogi, ale o dość specyficznej strukturze. Dzięki niej możesz opatrywać fasolki statusami.

Potoki i katalogi trzymane w katalogu potoku są interpretowane w większości jako fasolki. Program określa status fasolki na podstawie jej położenia w strukturze katalogów potoku. Ukończone fasolki są przechowywane w katalogu _Done, nieaktywne fasolki w katalogu _Inactive, itd. kiedy ustawiasz status fasolki w Beanflows, program przenosi ją do właściwego katalogu. Jeśli przenosisz fasolkę do innego katalogu w Finderze, Beanflows pokaże odpowiedni status.

To właśnie dzięki statusom fasolek uzyskujesz możliwość organizowania pracy. Reprezentują fazy osiągania spodziewanego rezultatu: sianie, rozwijanie, kształtowanie, dojrzewanie i żniwo.



Jest sześć statusów:
[LIST]
*]Incubation – formułowanie zamysłu, zbieranie informacji.
*]Active – praca z plikami fasolki; pliki są rozwijane, edytowane w dedykowanych aplikacjach.
*]Waiting For – oznacza sytuację, w której nie możesz dalej pracować, dopóki nie nastąpi jakieś wydarzenie.
*]Inactive – fasolka nie będzie używana przez dłuższy czas; nie będzie brana pod uwagę przy wybieraniu spraw do pracy.
*]Done – fasolka ukończona; czas „żniwa”, korzystania z rezultatu, ze stworzonych plików.
*]Archived – fasolka nie jest już potrzebna.
[/LIST]

Cotygodniowe porządki

By już nigdy więcej nie tracić czasu na walkę z chaosem wystarczy urządzić cotygodniowe porządki. Na początku każdego tygodnia przeglądasz całą bazę swoich fasolek i porządkujesz ją, przez ustawienie odpowiednich statusów: fasolki, nad którymi chcesz pracować w tym tygodniu, oznaczasz jako aktywne, jeśli chciałbyś pracować nad fasolką, ale nie możesz, bo np. musisz poczekać, aż ktoś wykona dla ciebie zleconą pracę, albo odpisze na twojego maila, oznaczasz jako oczekującą. Sprawy, odłożone na później – deaktywujesz. Fasolki, które „dojrzały” ustawiasz jako ukończone, a te niepotrzebne już – archiwizujesz. Cała operacja zabiera może 10-20 minut.

Co to daje? Sam podział na fasolki aktywne/nieaktywne pomaga w wybieraniu pracy. Na początku każdego dnia otwierasz program i widzisz tylko fasolki, z którymi chcesz pracować w tym tygodniu. Zamiast 200-300 spraw widzisz 20. Ulga, prawda?

Praca z fasolką

Po wybraniu fasolki do pracy otwierasz ją. W najprostszym przypadku po prostu otwierasz plik fasolki w dedykowanej aplikacji. Jeśli jednak do osiągnięcia spodziewanego rezultatu musisz pracować z wieloma plikami, wtedy otwierasz kartę fasolki (Bean Tab).



W Beanflows oglądasz swoje pliki w kontekście zadań, które wykonujesz i projektów, które rozwijasz. Lepiej się koncentrujesz, ponieważ widzisz tylko pliki, które potrzebne są do wykonania bieżącego zadania.

Pliki, katalogi i Finder

Beanflows daje ci unikalną perspektywę na twoje pliki i strukturę katalogów na dysku, a niemniej jednak nie blokuje ich. Nie używa żadnej bazy danych, twoje pliki są przechowywane na dysku w ich oryginalnych formatach. A Finder może być przywołany jednym kliknięciem.




Podsumowanie

Choć Beanflows zarządza plikami, nie jest menedżerem plików. Nie jest też menedżerem biblioteki dokumentów. Wykorzystuje unikalne metafory fasolki oraz potoku, by pomóc lepiej zorganizować twoje cyfrowe środowisko pracy. Może się okazać, że ci się podoba, zwłaszcza, jeśli jesteś zaznajomiony z uznaną metodologią Getting Things Done (GTD).

Beanflows można kupić w Mac App Store w cenie 17,99 euro.

Kilka słów od twórcy

Stworzyłem Beanflows by ułatwić sobie życie, od dwóch lat widzę, że to działa! Nie tracę czasu na szukanie zagubionych plików, zawsze wiem na jakim etapie jest każdy z moich projektów (a mam ich zwykle nie mało), zawsze wiem co muszę jeszcze zrobić. Skoro Beanflows tak bardzo poprawił mój komfort pracy pomyślałem, że warto się moim pomysłem podzielić.

A Wy co o tym myślicie?

Jestem ciekaw, na ile moja idea przypadnie Wam do gustu, więc mam propozycję: przekażę dziesięć pełnych komercyjnych egzemplarzy Beanflows chętnym do przetestowania fasolkowych idei.

Układ byłby taki: po kilkutygodniowych testach podzielicie się z nami swoimi uwagami i opiniami, jak się pracuje z programem i na ile uznaliście go za przydatny lub nawet niezbędny. Po tym czasie licencja programu oczywiście zostaje u Was.

Programy rozlosujemy wśród tych z Was, którzy zarejestrują się na stronie
www.beanflows.com/ewaluacja-myapple

Aktualizacja 28.03.2013
Dziesięć osób (wylosowanych spośród ponad dwudziestu chętnych) otrzymało komercyjne egzemplarze Beanflows. Jeśli jesteś zainteresowany w pełni funkcjonalną dwutygodniową wersją testową, otrzymasz ją na stronie www.beanflows.com/trial