Współczesny rynek biznesowy jest nasycony technologią, która przekształca tradycyjne metody pracy. W dobie cyfryzacji i automatyzacji procesów biznesowych, przedsiębiorcy stają przed wyzwaniem wyboru odpowiednich narzędzi, które wspomogą ich działalność. Ministerstwo Finansów, reagując na potrzeby rynku, wprowadziło bezpłatne aplikacje do obsługi faktur w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Ale czy to wystarczy?

Krajowy System e-Faktur – krok w kierunku cyfrowej przyszłości

Krajowy System e-Faktur to inicjatywa Ministerstwa Finansów mająca na celu wprowadzenie do polskiego obrotu gospodarczego faktur ustrukturyzowanych - e-faktur. KSeF ma przede wszystkim uprościć i przyspieszyć proces rozliczeń podatkowych, a także zredukować koszty związane z przechowywaniem dokumentów handlowych. Jest to odpowiedź na rosnące potrzeby cyfrowego świata, w którym papierowe dokumenty stają się coraz mniej praktyczne.

W związku z wprowadzeniem KSeF, MF udostępniło narzędzie umożliwiające przedsiębiorcom wystawienie faktury i przesłanie jej do KSeF. Dla małych firm, które wystawiają jedynie kilka faktur miesięcznie, może być ono wystarczające. Większe firmy, które obsługują setki, jeśli nie tysiące faktur miesięcznie, pracę w systemie rządowym mogą oceniać jako niewygodną, a nawet - niemożliwą.

Ograniczenia rozwiązania MF

Udostępniona przez MF przeglądarkowa aplikacja do wystawiania i wysyłania faktury do KSeF oraz odbierania faktur z KSeF ma wiele ograniczeń. - Skomplikowane logowanie Do aplikacji rządowej za każdym razem logujemy się poprzez Profil Zaufany lub podpisem elektronicznym.

  • Brak archiwum dokumentów Rządowy system nie daje łatwej możliwości przejrzenia wysłanych do KSeF faktur.

  • Brak indeksu produktów i usług Każdorazowo podczas wystawiania faktury należy ręcznie wpisać wszystkie pozycje.

  • Brak bazy kontrahentów Aplikacja nie umożliwia budowania bazy kontrahentów. Oznacza to, że wszystkie ważne kontakty biznesowe należy gromadzić w innym systemie.

  • Brak powiązania dokumentów magazynowych z handlowymi Aplikacja nie umożliwia generowania dokumentów magazynowych na podstawie dokumentów handlowych. Nie tworzy powiązań między dokumentami.

  • Brak powiązania oferty i zamówień z fakturami Aplikacja nie umożliwia generowania dokumentów handlowych na podstawie innych dokumentów, np. ofert lub zamówień. Nie pozwala na generowanie dokumentów powiązanych.

  • Brak integracji z zewnętrznymi systemami Rządowa aplikacja nie ma możliwości zintegrowania się z zewnętrznymi systemami, np. do obsługi produkcji, czy też sklepami internetowymi, platformami sprzedażowymi, systemami B2B itp.

Brak zaawansowanych funkcji, takich jak integracja z innymi systemami czy automatyzacja pewnych procesów, może hamować rozwój przedsiębiorstw.

Nowoczesne programy sprzedażowe – przyszłość zarządzania fakturami

W odpowiedzi na rosnące potrzeby przedsiębiorców, na rynku pojawiają się programy sprzedażowe, takie jak mpfirma.pl i mpfaktura.pl. Co je wyróżnia?

  • Kompleksowość Oferują one znacznie więcej funkcji niż tylko wystawianie faktur. Umożliwiają zarządzanie magazynem, analizę sprzedaży, obsługę zamówień czy działań promocyjnych z zakresu CRM.
  • Automatyzacja Dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii, wiele procesów jest zautomatyzowanych, co przyspiesza pracę i minimalizuje ryzyko błędów.
  • Integracja z innymi systemami Możliwość integracji z systemami bankowymi, sklepami internetowymi czy programami do obsługi kadrowej sprawia, że wszystkie dane są w jednym miejscu aktualizowane automatycznie w czasie rzeczywistym.
  • Dostępność Dzięki chmurze z szyfrowanym połączeniem do swoich danych możemy mieć dostęp z każdego miejsca na świecie, wystarczy dostęp do internetu. Dopracowana aplikacja w wersji przeglądarkowej i mobilnej zapewnia komfort pracy na każdym urządzeniu - komputerze, smartfonie czy tablecie.
  • Bezpieczeństwo Nowoczesne rozwiązania gwarantują wysoki poziom bezpieczeństwa danych, stosując zaawansowane metody szyfrowania i regularnie wykonywane kopie zapasowe.
  • Obsługa KSeF Aplikacje do zarządzania firmą i sprzedażą mpFirma, mpFaktura pozwalają obsługiwać KSeF - wysyłać pojedyncze faktury lub całe paczki faktur do Krajowego Systemu e-Faktur, importować dokumenty z KSeF (także automatycznie) oraz archiwizować UPO KSeF.

Dodatkowo, warto dodać, że podane w tekście programy są dostępne w sklepie MyApple.pl.

Jak nowoczesne programy sprzedażowe wpływają na biznes?

Wprowadzenie nowoczesnych programów sprzedażowych do przedsiębiorstwa przynosi wiele korzyści nawet małym podmiotom. Przede wszystkim pozwala na oszczędność czasu – automatyzacja procesów sprawia, że wystawianie faktur czy zarządzanie magazynem stają się szybsze i bardziej efektywne. Ponadto, dzięki integracji z innymi systemami, przedsiębiorca ma dostęp do wszystkich niezbędnych danych w jednym miejscu, co znacznie ułatwia zarządzanie firmą.

Nowoczesnych rozwiązania pozwalają również na redukcję kosztów. Chociaż początkowa inwestycja w program może wydawać się wysoka, w dłuższej perspektywie przynosi ona znaczne oszczędności. Zredukowane zostają koszty związane z przechowywaniem dokumentacji, a także koszty związane z błędami wynikającymi z ręcznego wprowadzania danych.

Przyszłość zarządzania fakturami

Zarządzanie fakturami jest kluczowym elementem każdego przedsiębiorstwa. Wraz z rozwojem technologii, rozwijają się narzędzia do obsługi sprzedaży, oferując przedsiębiorcom większą kontrolę nad ich finansami i procesami biznesowymi. Wprowadzenie do firmy nowoczesnych programów sprzedażowych nie tylko usprawnia przebieg całego procesu, lecz także pozwala firmom dostosować się do zmieniających się warunków rynkowych, dając im przewagę konkurencyjną.

Sukces dzięki nowoczesnym programom sprzedażowym - zobacz, jakie to łatwe!

Aby zilustrować korzyści płynące z wdrożenia nowoczesnych programów sprzedażowych, wyobraźmy sobie następującą sytuację. X - 5-osobowa firma handlowa prowadzi sprzedaż wielokanałową - hurtowania stacjonarna, sprzedaż na platformie B2B, sklep internetowy oraz Allegro. Ich największym problemem były: duża ilość faktur wystawianych każdego dnia, zamówienia spływające z rożnych źródeł i zarządzanie kilkoma magazynami. Konieczne było zebranie wszystkich danych do jednego systemu, który pozwoliłby globalnie zarządzać tak dużą ilością danych. Po wdrożeniu programu mpfirma.pl X odnotowała znaczący wzrost efektywności, redukcję błędów oraz obniżenie kosztów. Dzięki automatyzacji procesów i integracji z innymi systemami zespół był w stanie skupić się na rozwijaniu biznesu, zamiast tracić czas na ręczne zarządzanie fakturami.

Podsumowanie

W obliczu rosnących wymagań rynku i potrzeby automatyzacji procesów, warto zastanowić się nad wdrożeniem nowoczesnych rozwiązań do swojego biznesu. Dzięki nim nie tylko usprawnimy pracę, ale również zyskamy przewagę konkurencyjną. Warto więc inwestować w przyszłość i dostosowywać się do zmieniających się realiów rynku.